会展展前筹备会

筹备会是会展企业为筹备展览而召开的会议，应该在选择好参展商之后举行。如果是国际展览会，应不迟于开幕6个月之前召开；如果是同内展览会，应不迟于开幕3个月之前召开。

会展公司筹备会应由会展企业最高领导参加并主持会议，展览经理或协调人主讲。会展企业的展品运输、宣传联络、设计施工、行政后勤经理以及会计等具体负责人应当参加会议，并就各部分工作提出要求。如果有可能，应争取邀请参展商的高层负责人和具体协调人参加会议。筹备会议的主要内容如下：

(1)介绍情况。着重介绍市场情况、市场潜力、贸易习惯、销售渠道，展览会在市场中的重要性和作用，展览会详细情况(包括日期、时间、地点、规定)，以及会展企业可以向参展商提供的服务和协助等；介绍展览经理以及展台经理，以及各方面的负责人、有关联系人、有关服务单位；同时。介绍参展商互相认识。

(2)布置二r：作。会展企业向参展商说明展览设计工作、展览宣传安排、展览公关安排、展品运输安排、展台人员吃住行安排等。会展企业可以向参展商提供技术指导和说明，具体包括：如何制定参展预算，如何选择展品、安排包装、运输，如何编印展览宣传材料，如何安排参展前宣传工作，如何选择展台人员并交代工作，如何安排展台人员的食宿行，如何准备价格、销售和供货条件，如何获取展览的最大效益，如何开展展览的后续工作等。

(3)提出组展规定和要求。例如，展品要求、宣传要求、资料要求、布置要求、贸易准备要求、展台人员要求等。如有可能，请一位有经验的参展商介绍其准备情况。

(4)收集参展商有关情况和资料。具体包括：展品由当地代理提供还是由总部运发，展台人员由当地代理安排还是总部派遣，是否需要统一安排招待员、示范操作人员、保卫人员、秘书、泽员等．是否需要统一安排展览道具，展览的具体目的、目标以及活动安排等。可以专门设计表格，随申请表一道或稍晚寄发给参展者，用以收集以上情况。

会展企业应当为会议准备成套资料，以便分发给每个参展商。资料内容主要是有关展览筹备的一系列文件、要求、规定、日程、表格、材料，包括市场调研报告、展览会资料、场地平面图及展台分配图等。如果不召开筹备会议，则在确定参展申请的同时将参展商成套资料寄发给参展商。